Hír

A Könyvtártudományi Szakkönyvtár 2026. június 26-án, pénteken 10:30 órakor tartotta a Könyvtárosok dolgozószobája című könyvtárszakmai eseménysorozat huszonkilencedik alkalmát. A rendezvényre Kecskeméten, az 57. MKE Vándorgyűlés keretei között, a Katona József Könyvtárban került sor. A beszélgetés középpontjában ezúttal a könyvtáros rendezvények témaköre állt. A meghívott vendégek megosztották, mekkora munka áll egy esemény megszervezése mögött, milyen kihívásokkal találkoznak a folyamatok során, és hogy maguk a könyvtárosok mennyire jó rendezvényszervezők. 

A kerekasztal résztvevői Oros Sándor, a veszprémi Eötvös Károly Könyvtár igazgatóhelyettese és a Magyar Könyvtárosok Egyesületének elnökségi tagja, Petró Leonárd, a Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár (DEENK) igazgatóhelyettese, Takácsné Bubnó Katalin, a Könyvtártudományi Szakkönyvtár (KSZK) vezetője, valamint Tegdes Egyházi Dóra, a Szlovákiai Magyar Könyvtárosok Egyesületének elnöke voltak. 

 

A beszélgetés kezdetén a résztvevők a közelmúltban szervezett országos szintű, illetve határon átnyúló rendezvényeikről meséltek. Tegdes Egyházi Dóra elmondta, hogy májusban és júniusban a Könyvtári Intézet jóvoltából élménymarketing és élménykönyvtár képzést bonyolítottak le, jelenleg pedig már az éves nagykonferenciájuk szervezésén dolgoznak Ipolyságon. Hozzátette, hogy az országos és regionális szintű rendezvényeik általában egynaposak. Petró Leonárd kiemelte, hogy a DEENK nem szervez olyan könyvtárszakmai rendezvényeket, mint például az ELTE könyvtára, inkább a befogadó oldalon aktívak, emellett viszont van lehetőségük nemzetközi rendezvények fogadására is. 2025-ben ők adtak otthont az 56. MKE Vándorgyűlésnek, ami hatalmas erőforrásokat mozgatott meg, valamint precizitást és fejtörést igényelt. Intézményük leginkább az akadémiai szférában mozog, mivel partnereik felé így tudják leginkább prezentálni szolgáltatásaik értékét, egyúttal jelezte, hogy a DEENK nem magát a könyvtáros szakmát célozza meg. Oros Sándor megemlítette, hogy intézményük nem tevékenykedik nemzetközi viszonylatokban, főként képzéseket, továbbképzéseket és konferenciákat bonyolítanak le. Viccesen hozzáfűzte, hogy elnökségi tagként az éves vándorgyűléseken „olyan jó nézni, hogy mennyit dolgoznak a kollégák”. Takácsné Bubnó Katalin a 2024 novemberében indított Könyvtárosok Dolgozószobája programsorozatról beszélve elmondta, hogy bár a statisztikai adatok alapján az érdeklődők fizikai jelenléte csökken, a kollégák nagyon örülnek az online elérhetőségnek és a visszanézhetőségnek. Kiemelte, hogy a beszélgetések révén helyi diskurzusok alakulnak ki az aktuális témákkal kapcsolatban, majd felhívta a figyelmet a KSZK hírlevélszolgáltatására, amellyel fel kívánják vállalni a hazai könyvtárszakmai rendezvényekről szóló folyamatos tájékoztatást. 

 

A könyvtárosközösség igényeinek és érdeklődésének felmérése kapcsán Tegdes Egyházi Dóra elmondta, hogy a rendezvényeket követően űrlapon kérnek visszajelzést, és a témaigényekre is rákérdeznek. A képzésekről szóló információkat, például a Könyvtári Intézet által küldött palettát is kérdőív formájában küldik szét elektronikusan, emellett a konferenciák kávészünetei is teret adnak a kollégák közti véleménycserének. Petró Leonárd a szakmai relevancia, a progresszív szemléletmód és a szakmai kapcsolatok folyamatos építésének hármasát emelte ki. Szerinte a célközönség igényeinek felmérésére a konferenciákon és a networking során van lehetőség, hiszen az ott felmerülő témák érdeklik valójában ezt a társadalmi réteget. Kifejtette, hogy az időben és térben kötött rendezvények ideje lejáróban van, több okból is alacsonyabb az érdeklődés irántuk, így a kisebb szakmai rendezvények esetében az online formátum sokkal kelendőbb. A digitális térbe való áttérés legnagyobb előnye a bárhonnani elérés és visszanézhetőség, ami lehetővé teszi, hogy a szakmai tartalmakat munka közben is fogyasszák – értett egyet a gondolattal Tegdes Egyházi Dóra. Oros Sándor csatlakozott a kollégákhoz, hangsúlyozva, hogy a szervezőnek folyamatosan figyelnie kell az aktuális témákat, ugyanakkor szem előtt kell tartani a könyvtár típusát is, mert az nagymértékben befolyásolja, hogy a munkatársak szakmailag mi iránt érdeklődnek. 

 

A beszélgetés következő szegmense a háttérmunkákat, erőforrásokat és a kiszervezés lehetőségeit boncolgatta. Oros Sándor szerint borzasztóan nehéz általánosítani, mert minden rendezvény más, de alapvetően ez egy nehéz műfaj, amit a napi rutinmunka mellett kihívás elejétől a végéig végiggondolni/kordinálni. Az előkészületek és a lebonyolítás hatalmas energiát emésztenek fel, ami fizikailag és mentálisan is lefárasztja az embert. Petró Leonárd a tavalyi Vándorgyűlésre visszaemlékezve megjegyezte, hogy a tavalyi év első felére nem is emlékszik. Úgy látja, két típus létezik: a kis csapat, amely végig lelkes marad, és a nagy csapat a nagy rendezvényekkel. A Vándorgyűlés során másfél-két hónapig napi szinten jelen voltak náluk az informatikusok a keretrendszerek létrehozása miatt, majd a kommunikációs osztály lépett porondra, így a kollégákat fázisonként, fokozatosan tudták bevonni. A rendezvény három napja alatt a DEENK minden energiáját a lebonyolításra fordította, amit a kollégák kérés nélkül megtettek, és fontos volt a könyvtáros hallgatók bevonása is. Leonárd szerint a rendezvényszervezés legmeghatározóbb, ám láthatatlan része a feladatok pontos definiálása és kommunikációja. Tegdes Egyházi Dóra elmondta, hogy civil szervezetként náluk a kollégák „önként és dalolva dolgoznak”. Az előkészületek az elnökségre hárulnak, ehhez Dórának meg kellett tanulnia delegálni. Kiemelte, hogy a rendezvény kapcsán fontos az, hogy a kollégák magukénak érzzék őket. Emellett pedig a több tagból álló elnökségi felállás hatalmas segítség a feladatok megosztásával kapcsolatban. Mivel a helyszínek változnak, a helyi kollégákkal való folyamatos egyeztetés elengedhetetlen a technikai feltételek miatt. Szerinte az utókommunikáció, az utókövetés és az előkészítés veszi el a legtöbb időt. 

 

Oros Sándor reflektálva hozzátette, hogy bár a rendezvény mérete számít, elengedhetetlen a feladatmegosztásra képes csapat. Általános problémaként említette, hogy a könyvtárosok nagy része nem stratégia szerint, hanem rutinból dolgozik, nehezen megy a tervszerű munkavégzés. Petró Leonárd erre reagálva elmondta, hogy a több mint 120 fős intézményüknél pontosan tudni akarják, kit milyen feladattal bíznak meg. A tervezési és menedzsment fázis kihagyhatatlan; az erőforrásokat nem kötheti le folyamatosan egy esemény, ezért két ember kivételével a többiekkel projektfeladatként számoltak. A marketinget már jóval a rendezvény előtt el kell kezdeni, és a legapróbb részletekre is oda kell figyelni, ami pontos forgatókönyvet igényel. Takácsné Bubnó Katalin elárulta, hogy kezdetben mindössze négy könyvtáros dolgozott a KSZK-ban, és bár az OSZK Kabinetje maximális támogatást nyújt a szervezésben, a saját feladataikat maguknak kell ellátniuk. Dr. Szüts Etele intézetigazgatóval a tapasztalatok összegzését követően arra jutottak, hogy a szervezésre egy külön emberre van szükség, hiszen a szervezési folyamatok kézbetartása komoly figyelmet érdemel. Katalin megjegyezte: „Sokszor nem a levél megírása a hosszú, hanem a válaszra várni, ami miatt nem tudnak továbblépni”. Petró Leonárd elmondta, hogy a DEENK tíz éve szervez rendezvényeket, és az elsők között hozták létre az önálló rendezvényszervezői státuszt. Fontosnak tartja, hogy az eseményt a résztvevők szemüvegén keresztül is végigvezessék magukban. Oros Sándor hozzáfűzte, hogy sokszor nem a pénz, hanem a megfelelő végzettségű és tapasztalatú ember hiányzik, ami alapjaiban határozza meg a rendezvény minőségét. 

 

A beszélgetés során felmerült a kérdés, hogy a könyvtárosok mennyire jó rendezvényszervezők, és stabil keretösszeg esetén mit szerveznének ki. Tegdes Egyházi Dóra szerint civil szervezetként a cikkek megírását kidelegálná, de a grafikai munkákat megtartaná maguknak. Hozzáfűzte, hogy a promóciós termékek, amelyeket a résztvevők szívesen hazavisznek, nagy összegeket emésztenek fel, de ezekre a pályázatok és az önkormányzatok nem mindig biztosítanak keretet. Úgy látja, a könyvtárosok szervezői képessége alakul, a tapasztalattal nő a tudatosság. Egyik rendezvényük során volt lehetőség reszt vennipályázatírói workshopon, ahol betekintést nyerhettek a szervező munkafolyamatokba. Petró Leonárd szerint közepesen  jó szervezők, elmondása szerint bár az erőforrásokat nem mindig a leghatékonyabban használják fel, látszik, hogy a kollégák mindent megtesznek a színvonalért. A szakmai tartalom terén van hova fejlődni, főleg az időkeretek tartásában a bölcsészet- és társadalomtudományi területeken. Kiemelte, hogy az 56. MKE Vándorgyűlés technikai és szakmai lebonyolítása is jól sikerült, mert az előadók tartották a kereteket. Szerinte a tervezést – hogy miért, kinek és milyen üzenettel szerveznek – nem lehet kiszervezni, ehhez kell a belső perspektíva, de minden más kiadható, ha vállalják a rizikót. Dóra megjegyezte, hogy ők a cateringet kiszervezik a nagy konferenciákon, majd viccesen hozzátette: ha jó a kávé, akkor  a többi már mindegy. Oros Sándor visszakérdezett: mennyire vagyunk jó címleírók vagy tájékoztatók? Szerinte minden munkafolyamatra van rátermett ember, de a kiszervezés sokszor láthatatlanul megnehezíti a folyamatokat. Bár a tervezésen kívül minden kiszervezhető, mérlegelni kell, megéri-e. Leonárd felhívta a figyelmet a bökkenőre: a külsősök más szempontokat néznek, de a résztvevők mindent a könyvtárral fognak asszociálni. 

 

A rendezvényekről szóló visszajelzések gyűjtése kapcsán Dóra elmondta, hogy náluk minden programelemre és előadóra külön űrlap van, skálás és szöveges válaszokkal, illetve külön rákérdeznek a környezetre és a szolgáltatásokra, ahol gyakran a kiemelkedő dolgokat is megfogalmazzák a kitöltők. Petró Leonárd számára a statisztikai adatok kulcsfontosságúak a döntéshozatalban, ezért automatikusan adatot szállító rendszereket szorgalmaz. Példaként a KDSZ videóinak megtekintési idejét és statisztikáit hozta fel, a minőségi adatgyűjtéshez pedig a kommentszekciót és a rendezvények utáni belső kiértékeléseket említette, ahol a workshopok tapasztalataiból javítják az esetleges hiányosságokat. Oros Sándornak ellenben rossz tapasztalatai vannak az űrlapokkal, mert a szöveges értékeléseknél ritkán csatolnak vissza érdemben, sőt, egy szakember is azt javasolta nekik, hogy ne csináljanak kérdőíveket. Leonárd rámutatott, hogy a strukturált adatok feldolgozásában az AI sokat segíthet, de a kérdőívek során maximum öt kérdést érdemes feltenni, hiszen a kérdőívgyártás külön művészet. 

 

Zárásként a rendezvények utáni gáláról és a jövőbeli tervekről esett szó. Petró Leonárd elmesélte, hogy ő a debreceni vándorgyűlés záró plenáris ülése előtt aludt egyet az irodájában a kanapén, így ünnepelt. Következő nagy eseményük pedig a Magyar Felsőoktatási Levéltárak Szövetségének vándorgyűlése lesz. Oros Sándor szerint „nincs olyan, hogy vége”, bár nagyszabású eseményt most nem terveznek; az ünneplés módja rendezvényfüggő, de az alvás az első. Tegdes Egyházi Dóra elmondta, hogy a nagy rendezvényeket megünneplik, míg az egynapos képzések után mindenki rohan a dolgára. Általában 1-2 hét csúszással tartanak kiértékelést, amikor visszaérkeznek a kérdőívek. Végül hangsúlyozta: vezetőként fontos időt szánni arra, hogy mindenkinek megköszönje a munkáját, és évente legalább egyszer megpróbálnak összehozni egy ülést a szétszórtan élő elnökségi tagokkal. 

 

Az eseményről készült felvétel megtekinthető az OSZK You Tube-csatornáján